funzionalità
Servizio Avvisi e Trigger
Il motore di comunicazione della tua sicurezza: scadenziario automatico ed e-mail condizionate all'accadere di eventi chiave
Un pannello di controllo è davvero efficace solo se è in grado di comunicare in modo autonomo con i giusti attori interni ed esterni. Il modulo Servizio Avvisi e Trigger di PrometeoSicurezza è lo strumento di automazione che trasforma le scadenze e i dati di sistema in comunicazioni e-mail tempestive, azzerando la necessità di controlli manuali quotidiani e garantendo un flusso informativo costante.
Invio Automatico Scadenze e Promemoria Preventivi
Il cuore del servizio gestisce la distribuzione ordinaria dei promemoria legati al calendario della conformità aziendale:
E-mail Preventive Temporizzate: Configura l’invio automatico di avvisi e-mail prima del raggiungimento di una scadenza (es. 60 giorni per i corsi della Formazione o 30 giorni per la Sorveglianza Sanitaria).
Target di Destinazione Multiplo: I promemoria possono essere indirizzati direttamente al singolo lavoratore, al suo Responsabile di reparto o al team HSE incaricato del monitoraggio.
Report di Sintesi Periodici: Permette di pianificare l’invio di riepiloghi periodici con l’elenco delle scadenze del mese, offrendo una panoramica pulita ai capireparto senza costringerli ad accedere alla piattaforma.
Notifiche Speciali con i Trigger
Oltre alla normale gestione del calendario, il modulo permette di gestire flussi comunicativi evoluti che si attivano solo al verificarsi di determinate condizioni operative:
Notifiche a Trigger di Evento: il sistema può essere impostato per reagire istantaneamente quando succede qualcosa all’interno del software. All’accadere di uno specifico “evento”, viene scatenata una notifica e-mail rivolta a un destinatario designato.
Analisi e Configurazione su Misura: trattandosi di automatismi specifici, queste notifiche nascono da un processo di analisi delle esigenze aziendali, venendo successivamente modellate e configurate a sistema per rispondere esattamente alle procedure interne dell’ufficio HSE.
Sinergia Esterna: Allerta Automatica per il Portale Fornitori
Il modulo estende il suo raggio d’azione oltre il perimetro aziendale, facilitando il coordinamento con i contractor esterni:
Solleciti Diretti ai Fornitori: Se l’azienda adotta il modulo Portale Fornitori, il Servizio Avvisi si occupa di informare via e-mail le ditte appaltatrici in modo totalmente autonomo.
Focus Documenti Scaduti o in Scadenza: Il sistema invia notifiche mirate ai referenti esterni segnalando quali documenti societari, dei loro dipendenti o delle loro macchine stanno per scadere o sono già scaduti, invitandoli alla regolarizzazione direttamente nella loro area riservata, senza che l’ufficio HSE debba inviare solleciti manuali.
Passare le giornate a scorrere tabelle per inviare manualmente e-mail di sollecito ai capireparto o ai fornitori esterni è un lavoro amministrativo pesante e rischioso. Il Servizio Avvisi e Trigger elimina questo carico, facendo parlare il software al posto tuo. Configurare i promemoria ordinari e analizzare i trigger per le notifiche speciali permette di creare un flusso di comunicazione continuo e preciso, dove le informazioni si muovono da sole e arrivano a destinazione prima che un adempimento si trasformi in una non conformità.
Perché scegliere il modulo Servizi Avvisi e Trigger?
Le informazioni arrivano automaticamente alle persone giuste, nel momento in cui servono.
Notifiche automatiche ai contractor: Invio e-mail autonomo per documenti in scadenza e scaduti su Portale Fornitori. Compliance appalti sempre aggiornata a zero data-entry e senza e-mail manuali.
Invio automatico scadenze: Promemoria preventivi via e-mail a dipendenti e responsabili. Azzeramento del rischio sanzionatorio e scadenziario aziendale sempre sotto controllo.
Notifiche su evento condizionato: Configurazione di trigger speciali studiati sulle procedure interne. Flusso informativo tempestivo verso i referenti corretti solo quando serve davvero.
FAQ
A differenza dei normali promemoria legati a una data (es. “mancano 30 giorni alla scadenza”), le notifiche a trigger si attivano in base a un’azione o a un evento preciso che avviene nel software. Insieme al nostro team tecnico, queste logiche vengono prima analizzate in base alle tue procedure e poi configurate, in modo che il sistema generi l’e-mail speciale corretta solo quando quell’evento specifico si manifesta.
Questo automatismo specifico è nativamente progettato per lavorare in sinergia con il modulo Portale Fornitori. L’e-mail viene inviata ai referenti della ditta esterna censiti a sistema, segnalando i dettagli dei documenti (aziendali, mansioni dipendenti o tipologia macchine) in scadenza o scaduti, spingendoli a connettersi alla loro area riservata per effettuare l’aggiornamento.
Cosa c'è oltre il Servizio Avvisi e Trigger?
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